La importancia de hacer un seguimiento de tu cartera de clientes e inmuebles

El número de clientes y propiedades que tenemos es importante

Como agentes inmobiliarios, el número de clientes y propiedades que tenemos es muy importante.

Hay que asegurarse de que existe un equilibrio entre el número de nuevos clientes y las propiedades que estamos gestionando. Es fácil que con demasiado trabajo no podamos prestar la debida atención a aquellos proyectos que ya están en marcha o a los clientes que ya han trabajado con nosotros.

En este post hablaremos de por qué es tan importante hacer un seguimiento a nuestra cartera de clientes e inmuebles y os explicaremos cómo llevar a cabo este proceso de manera eficiente.

¿Por qué debemos hacer un seguimiento de nuestra cartera de clientes e inmuebles?

El seguimiento de nuestros clientes es importante porque nos permite saber quiénes son, qué quieren y necesitan, cómo atenderles mejor y si están satisfechos con el servicio les prestamos. Esta información es esencial para cualquier agente que quiera hacer crecer su negocio.

Necesitamos tener controlados todos los inmuebles que gestionamos, para que no se nos escapen subidas o bajadas de precio, si tenemos competencia o si la propiedad aparece en otros portales inmobiliarios.

Cómo crear un sistema eficaz de gestión de clientes

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Si no queremos volvernos locos repasando mil datos, llevando nuestra agenda y revisando continuamente los expedientes, lo mejor es crear un buen sistema de gestión de clientes.

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Recopilar información

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Lo primero es recopilar toda la información que vamos a necesitar: datos de contacto y personales de los clientes, inmuebles que gestionamos, operaciones en activo y cerradas, datos del mercado, ventas reales, portales inmobiliarios, etc.

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Crear una base de datos

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Una vez recopilada la información, toca ordenarla y clasificarla creando una base de datos. Por una parte, los datos de nuestros clientes, separando aquellos que están activos (quieren comprar o vender) de aquellos con los que ya hemos trabajado. Por otra parte, los inmuebles con los que trabajamos, su situación y si los tenemos o no en exclusiva. Para este trabajo lo mejor es contar con un software especializado.

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Utilizar el software adecuado

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CRM

Podemos utilizar un CRM Customer Relationship Management, o Gestión de las relaciones con clientes. Se trata de un software para la organización y gestión de las relaciones con los clientes.

Debemos asegurarnos de que nuestro sistema CRM es compatible con el software que ya utilizamos para otros aspectos de la gestión de su empresa (por ejemplo, la contabilidad).
Es importante determinar qué datos son los más importantes a la hora de hacer un seguimiento de la información de los clientes y, a continuación, decidir cómo se almacenarán en el perfil de cada usuario dentro de esta nueva plataforma.

Os dejamos aquí este vídeo que explica muy bien cómo funciona este tipo de software.

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Aplicaciones

También podemos utilizar aplicaciones que nos faciliten la búsqueda y análisis de los datos que necesitamos.

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Definimos una nueva forma de captar propiedades con nuestras herramientas:

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Mantener al día nuestra cartera de clientes e inmuebles

De nada sirve que recopilemos y organicemos toda esa información si no la mantenemos actualizada para poder hacer un seguimiento de nuestros inmuebles.

La mejor manera de conseguir nuevos negocios de los clientes anteriores es mediante el seguimiento con regularidad con ellos acerca de sus necesidades e intereses (y asegurarse de que son conscientes de los nuevos anuncios). Esto ayudará a asegurar que cuando alguien decida que está listo para vender su propiedad, se dirija a nosotros.

Descubrir los cambios de precio de un inmueble

Es importante estar atentos a las oscilaciones en el precio de un inmueble. El cliente puede tener su propiedad publicada en diferentes sitios y no estar informándonos debidamente de estos cambios.

Si conseguimos tener esta información a tiempo real, nos ahorrará mucho tiempo y más de un disgusto. Como hemos apuntado antes, podemos conseguir esto recibiendo las alertas de WhatsApp en una hora con nuestra app CAPTA.

Revisar si los clientes mantienen la exclusividad

Necesitamos saber si nuestro cliente mantiene la exclusividad con nosotros o si trabaja con otros agentes. Si es exclusivo, debemos saber cuánto tiempo lleva siéndolo. Si no es exclusivo, cuánto tiempo lleva trabajando con otros agentes.

Si todavía no sabes cómo conseguir la exclusividad de un cliente, te dejamos nuestro artículo: 5 tips para captar inmuebles en exclusiva.

Hacer un seguimiento de la competencia

La mejor manera de saber quién es nuestra competencia es identificándola. Si no sabemos quiénes son y cómo operan, no tendremos forma de hacer un seguimiento de su índice de éxito o fracaso. Es importante que, a la hora de fijar precios y estrategias de marketing, hagamos un seguimiento de lo que funciona mejor para nuestro negocio, de modo que podamos aplicarlo en nuestro propio plan.

Cuanta más información tengamos sobre las tasas de éxito y los métodos de nuestros competidores, más fácil nos resultará como agente inmobiliario. También necesitamos esta información porque en ocasiones nos pueden preguntar cuál es nuestra tasa de comisión o por qué cobramos más que otros. Así podemos darle una buena razón de por qué nuestros precios son más altos que los suyos.

En cuanto a los clientes, este dato se hace mucho más importante cuando no tenemos la exclusividad del inmueble.

¿Qué pasa cuando no hacemos un seguimiento de nuestra cartera de clientes?

Si no hacemos un seguimiento de nuestros clientes, acudirán a otro, así de sencillo. Si un cliente tiene un problema y no respondemos, puede que no vuelva. Y eso es solo el principio de lo que puede ocurrir si no hacemos un buen seguimiento:

No sabremos quién necesita qué servicios.
No podremos establecer relaciones con ellos.
El cliente puede marcharse o cambiar de agencia.

En definitiva, quién tiene un cliente tiene un tesoro, y hay que seguirles la pista para que se mantengan fieles. Para ello, debemos hacer un seguimiento periódico y asegurarnos de que se sienten valorados y atendidos. Lo más importante es recordar que si no reciben un buen servicio por nuestra parte acudirán a otro profesional.

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